Het videogesprek

Hoe zorg je er nu precies voor dat gezinnen kunnen bellen met de Sint? We raden aan om hiervoor Zoom te gebruiken. Via Zoom kan je makkelijk op voorhand een videogesprek plannen en iedereen met een computer of smartphone en internet kan deelnemen.

  • Kijk hier hoe je Zoom kan gebruiken voor het videobellen met de Sint.

Je kan Zoom perfect gratis gebruiken, maar dit zorgt wel voor bepaalde beperkingen. Zo kan je geen videogesprekken, langer dan 40 minuten doen. Als je een betalende versie hebt, kunnen je videogesprekken een hele dag duren. Dit zorgt ervoor dat, als je Zoom gratis gebruikt, je niet voor elke deelnemer hetzelfde videogesprek kan gebruiken, en je dus niet gewoon elke deelnemer dezelfde link kan bezorgen. Anders zouden de videogesprekken na 40 minuten niet meer werken.

Je kan dit echter wel oplossen door meerdere videogesprekken aan te maken in Zoom. Je bezorgt dan bijvoorbeeld de eerste 3 deelnemers de link voor het eerste videogesprek, zij komen dan alle drie langs binnen de eerste 40 minuten. De link voor het tweede videogesprek bezorg je dan aan de volgende drie deelnemers enzoverder.
Als je een betalend account van Zoom kan gebruiken, kan je alle deelnemers dezelfde link bezorgen en je kan op de dag zelf dan ook zelf heel de tijd in hetzelfde videogesprek blijven. Het is dus zeker de moeite om eens rond te horen of iemand een betalend account van Zoom heeft dat je even kan gebruiken.

Inschrijvingen

Calendly
Een handige manier om de videogesprekken te plannen is Calendly. Gezinnen kunnen hier zelf kijken welke momenten nog vrij zijn en een moment aanduiden dat voor hen past. Jij krijgt dan automatisch een overzicht van wie wanneer wil bellen en de gezinnen krijgen een mail met welk tijdstip ze gekozen hebben. Gezinnen kunnen bij het aanduiden van een tijdstip ook nog extra info meegeven. Je kan dus vragen of ze ook de namen van hun kinderen en wat dingen waar de Sint het over kan hebben, meegeven.

Lees hier hoe je dit met Calendly kan regelen!

Andere
Wil je toch liever met een ander systeem werken? Misschien kan je Google forms gebruiken of kan je simpelweg met een formulier werken dat gezinnen dan in de bus komen steken. Je moet in deze gevallen natuurlijk wel zelf nog bepalen wie wanneer zal bellen. Je kan de gezinnen dan bijvoorbeeld wel een voorkeur van momenten laten opgeven om te bellen.

Uitnodigingen versturen

Als je met Calendly werkt, wordt er automatisch een mail gestuurd met welk tijdstip het gezin koos. Je moet daarna natuurlijk nog een mail sturen naar alle deelnemende gezinnen met de link om in het videogesprek te kunnen.

Als je een betalend Zoom account hebt, kan je éénzelfde mail sturen naar alle deelnemers (of twee als je bijvoorbeeld twee dagen lang videogesprekken plant). Er loopt namelijk maar één videogesprek per dag, waar iedereen om te beurten in terecht komt.
Als je een gratis Zoom account gebruikt, moet je hier wel goed opletten. Je moet goed kijken wie tijdens welk tijdslot komt en ze de juiste link sturen van het videogesprek dat tijdens dat tijdslot loopt.

Nog enkele tips:

  • Zorg voor een Digipiet die alle technische zaken kan regelen tijdens het bellen: de wachtruimte in de gaten houden, eventueel digitale problemen oplossen… Zo kan de Sint zich helemaal focussen op zijn job!
  • Je kan de ouders ook laten weten dat ze ook de grootouders mogen uitnodigen om mee te volgen, de ouders kunnen de grootouders dan zelf de link bezorgen.
  • Je kan de ouders ook vragen te laten weten of ze ergens in huis een cadeau hebben verstopt. Dan kan de Piet op het einde van het videogesprek nog verklappen dat ze bijvoorbeeld eens onder hun bed moeten gaan kijken.
  • Je kan het videobellen ook combineren met de Pieten die rondgaan aan de deuren. Zo kan je bijvoorbeeld zorgen dat er aan het einde van het videogesprek ook Pieten met een cadeautje voor de deur staan. Let er natuurlijk wel op dat er hier dan rekening wordt gehouden met de coronamaatregelen.
  • Vraag de ouders duidelijk om ook de namen van hun kinderen en wat dingen waar de Sint het over kan hebben mee te geven. Maak hier ook een duidelijk overzicht van voor de Sint. Zo weet hij perfect met wie hij wanneer belt en over wat hij het kan hebben!
  • Heeft dit je geholpen?
  • JaNee